Wdrożenie systemu Aura w Wieland Electric Sp. z o.o.

Wieland Electric

Firma Wieland Electric Sp. z o.o jest polskim oddziałem międzynarodowego koncernu z branży artykułów elektrycznych. Od 30 lat ponad 2 000 pracowników z 70 krajów z powodzeniem pracuje na wysoką pozycję rynkową holdingu, czyniąc go jednym z najważniejszych producentów w swojej branży.

Informacja i oszczędności

Branża artykułów elektrycznych rządzi się swoimi prawami. Bogata oferta asortymentowa w połączeniu z dużą ilością istotnych informacji technicznych opisujących poszczególne produkty utrudniają efektywną komunikację z liczną grupą dystrybutorów, stwarzając pole do pomyłek i dezinformacji w procesie zapoznawania się z ofertą oraz podczas składania zamówień. Dla klientów ważne jest również aby zamówienia były składane w oparciu o bieżące informacje – zwłaszcza w odniesieniu do stanów magazynowych - co umożliwia najszybsze dostawy towarów, oraz realizacje zamówień. W końcu narzucone klientom z zewnątrz terminy realizacji ich niektórych zleceń sprawiają, że czekanie na towar od dostawcy dłużej niż kilka dni jest niedopuszczalne i należy zwrócić się do konkurencji, która dostarczy go szybciej. Liderzy rynkowi nie mogą zaniechać rozwiązywania tych problemów i wychodzą naprzeciw z konkretnymi rozwiązaniami.

Tak właśnie postąpił Zarząd firmy Wieland Electric świadom, że wykorzystując nowoczesne rozwiązania IT może umocnić swoją pozycję na rynku. Celem podstawowym stało się przygotowanie odpowiedniej bazy danych – na tyle dużej aby pokazać bogatą ofertę Wielanda, ale również na tyle czytelnej i wygodnej w nawigacji, aby klienci byli w stanie spośród szeregu produktów podobnych, samodzielnie wybrać te, które odpowiadają ich wymaganiom od strony technicznej.

Dodatkowo kierownictwo widziało również pole do oszczędności w procesie samej ewidencji zamówień. Do tej pory zajmowała ona istotną część dnia pracownikom w siedzibie głównej, uniemożliwiając im tym samym efektywne pozyskiwanie nowych klientów oraz poprawianie relacji z obecnie współpracującymi kontrahentami. Tutaj także mogło dochodzić do pomyłek, podczas przenoszenia informacji z wydruków, ustaleń telefonicznych oraz emaili do systemów handlowych. Z punktu widzenia Zarządu było to niedopuszczalne i należało coś z tym zrobić. Zwłaszcza, że zaoszczędzony czas można zamienić na oszczędności finansowe, zawsze mile widziane przez niemiecką Centralę Firmy.

Rola Questy

W poszukiwaniu rozwiązania na wyszczególnione wyżej zagadnienia Zarząd Wieland Electric zgłosił się do swojego wieloletniego partnera obsługującego firmę od strony informatycznej – poznańskiej firmy Questy. Nie bez znaczenia był fakt, że Questy dostarczyło i skutecznie serwisowało oprogramowanie magazynowo – handlowe z którego korzysta Wieland.

Pracownicy firmy Questy projekt wdrożenia systemu B2B rozpoczęli od przeprowadzenia szeregu rozmów z pracownikami Wielanda, tak aby uzupełnić posiadane już informacje o pomysły i sugestie osób, które z systemu miałyby korzystać, oraz których praca mogła być przynajmniej częściowo wsparta nowym rozwiązaniem. Wykorzystując zgłoszone propozycje oraz swoje doświadczenie we wdrażaniu rozwiązań informatycznych dla firm dystrybucyjno – handlowych zaproponowaliśmy system AuraB2B jako receptę na zdiagnozowane problemy.

Oczywiście musiał być on odpowiednio zmodyfikowany, tak aby sprostać wymaganiom branży elektrycznej. Przede wszystkim niezbędna okazała się szczegółowa i optymalna segregacja produktów. Dobranie ich w kategorie i zbudowanie hierarchicznego porządku było niezbędnym elementem aby Klient nie zniechęcił się widząc bogatą ofertę Wieland Electric i chciał samodzielnie wyszukać żądane pozycje. Kolejnym krokiem było dopasowanie odpowiednich cech i atrybutów do produktów. Od tej pory możliwe było zaawansowane wyszukiwanie produktów po określonych kryteriach technicznych. W rezultacie powstała baza produktów ergonomiczna i wygodna w funkcjonowaniu – zarówno dla Klientów jak i pracowników firmy Wieland.

Komunikacja w IT

Kolejnym krokiem było uruchomienie automatycznej synchronizacji systemów: b2b oraz systemu handlowego z którego korzysta Wieland. Dzięki temu zadbano o aktualność informacji od strony handlowej – zwłaszcza stany magazynowe aktualizowane na bieżąco były istotnym zagadnieniem. W tym momencie każdorazowo po złożeniu zamówienia czy choćby rezerwacji na towar nanoszone są odpowiednie zmiany, tak aby Klienci decydując się na zakup operowali na bieżących i prawdziwych informacjach. Automatyzacja tego procesu otworzyła nowy etap działania w firmie – pracownicy od tej pory nie muszą angażować swojego i czyjegoś czasu aby dostać się do informacji – mają je na wyciągnięcie ręki – także będąc w terenie. Jest to szczególnie wygodne dla pracowników terenowych bo ułatwia im pozyskiwanie nowych Klientów.

Poza stanami magazynowymi istotnymi informacjami, które należało odwzorować w systemie były warunki cenowe: system Aura operuje na wielu poziomach cen i cenach indywidualnych dla poszczególnych klientów. Dzięki temu każdy z klientów jest traktowany indywidualnie a system okazał się odpowiednio spersonalizowany. Miało to również odzwierciedlenie w obiegu dokumentów. Od tej pory wybrani klienci mieli wgląd online do swoich zamówień, faktur, dokumentów magazynowych itp.

Dzięki temu oraz dzięki automatyzacji komunikacji pomiędzy systemami udało się zrealizować cel jakim była redukcja administracji. Pracownicy Wielandu zostali odciążeni od informowania o zmianach w ofercie i nie musieli już ręcznie ewidencjonować każdego zamówienia. Zadbano również o poprawne numerowanie dokumentów tak aby nie dochodziło do nieporozumień pomiędzy B2B a systemem handlowym.

Podsumowanie

System został uruchomiony w założonym harmonogramie czasowym oraz odpowiadał funkcjonalnie oczekiwaniom początkowym. Wybrani pracownicy zostali przeszkoleni z jego obsługi i szybko się do niego przyzwyczaili. Cel został zrealizowany.

„Wdrożenie obyło się bez ofiar i nie żałujemy podjętej decyzji. Efektem projektu było faktyczne usprawnienie przepływu informacji pomiędzy pracownikami i głównymi klientami. AuraB2B stała się miejscem skupiającym komplet kluczowych informacji i w 100% spełnia tą rolę do dzisiaj. Z drugiej strony jednak, dzięki systemowi AuraB2B nie musimy zatrudniać dodatkowych pracowników do obsługi sprzedaży lub pośredniczenia w obiegu informacji.

W tym momencie docierają do nas kolejne pozytywne sygnały od Klientów, że system się spodobał i realizuje swoją rolę - także wtedy kiedy nasze biuro jest zamknięte. W efekcie przy utrzymaniu obecnej tendencji system zwróci się w kilka miesięcy, co jest więcej niż zadowalające”. – komentuje Rafał Łukowiak, Prezes Zarządu Wieland Electric Sp. z o.o.